Hôm nay rảnh rỗi, muốn viết một vài dòng để có bé sinh viên nào mới ra trường muốn dấn thân vào nghề trợ lý (Assistant) thì có thể vô tình lướt qua bài đọc này tham khảo.
Hy vọng sẽ giúp ích được mấy bé.
Nói tóm gọn ở Việt Nam thì trợ lý có dăm ba dạng trợ lý: HR Assistant (Trợ Lý Nhân Sự – hỗ trợ phòng nhân sự làm các công việc chủ yếu bên mảng Hành Chính – Nhân Sự), Personal Assistant (Trợ Lý Cá Nhân – hỗ trợ tất tần tật các công việc từ công ty đến cá nhân liên quan đến sếp trực tiếp), Administrative Assistant (Trợ Lý Admin về giấy tờ sổ sách cho một bộ phận cụ thể hoặc cho cả công ty, hoặc cho 1 người sếp), Executive Assistant (Trợ Lý Điều Hành – hỗ trợ sếp điều hành công việc liên quan trực tiếp đến sếp và các phòng ban).
Thật ra nghề trợ lý thì ở mỗi công ty có JD (Job Description – Mô Tả Công Việc) mỗi khác. Điều quan trọng khi dấn thân vào công việc này đó là hãy xin cái JD đọc thật kĩ trước khi đi phỏng vấn, và khi đi phỏng vấn hãy hỏi thật kĩ, càng kĩ càng tốt về công việc thực tế sẽ làm hàng ngày. Đừng có tin vào cái JD vì có những công ty họ khi là dạng trợ lý này nhưng khi vào làm sẽ làm hầm bà lằng đủ thứ kiểu công việc, đến độ bạn không thể phân biệt được thật ra bạn là dạng trợ lý nào. Vì theo kinh nghiệm của mình khi làm bất kì vị trí Trợ Lý nào thì những người xung quanh đôi khi “quên” hoặc “cố tình quên” Scope of Work (Giới hạn Công Việc) của bạn để mà từ đó bạn sẽ được phân nhiều công việc “không tên” hoặc không liên quan.
Nói về cá nhân mình thì mình đã kênh qua các vị trí: Administrative Assistant, Personal Assistant to Top Directors/ CEO, Executive Assistant to Country Manager
1. Personal Assistant (PA) – có thể gom luôn Administrative Assistant (Secretary) vào
Như mình nói phía trên thì Administrative Assistant (còn gọi là Thư Ký – Secretary) cũng đã nói lên vai trò từ cái tên. Bạn sẽ đảm nhận những công việc hỗ trợ từ Admin đến Logistics (tùy JD, nhưng thường là vậy). Admin ở đây là soạn thảo giấy tờ, lưu trữ, quản lý tài liệu. Logistics ở đây là quản lý văn phòng phẩm của công ty, hỗ trợ order hàng hóa, thức ăn khi công ty có event, thường vị trí này hay hỗ trợ phòng nhân sự khi có event ở việc order và sắp xếp, ở một số công ty mình còn thấy có cả việc đi mua đồ cúng kiếng nữa 😀
Personal Assistant (PA) (đôi khi cũng được gọi là Thư Ký – Secretary) thì thường bạn sẽ làm trực tiếp với một người sếp để hỗ trợ họ tất tần tật từ những công việc admin văn phòng, cho đến những công việc hơi mang tính cá nhân như quản lý sắp xếp lịch họp, lịch gặp khách hàng, lịch làm việc. Nếu người sếp đó là expat (người nước ngoài làm việc và sinh sống ở Việt Nam) thì bạn sẽ hỗ trợ về visa công tác, hợp đồng nhà cửa (cá nhân họ thuê hoặc do công ty thuê cho), và thậm chí ở một số nơi bạn sẽ phải kiêm luôn cả việc quản lý, liên lạc người giúp viêc của họ về vấn đề dọn dẹp, nấu ăn, hoặc thậm chí là đưa đón, hoặc làm những công việc cá nhân liên quan đến con cái, vợ, người yêu, và cả thú cưng (đưa đi spa để tắm rửa chăm sóc…) – Và thật sự đây cũng là vị trí khi phỏng vấn bạn nên hỏi kĩ thật là kĩ các công việc sẽ làm. Đừng ngại hỏi khi thấy họ mập mờ nếu bạn thật sự không muốn làm những công việc quá sức cá nhân. Còn nếu bạn ổn với mọi thứ thì tốt thôi, không vấn đề gì 😀
2. Executive Assistant (EA)
So với 2 dạng Assistant trên thì đây là level tiến hóa cao hơn. Vì ở vị trí EA này thường bạn sẽ cứng cáp hơn, có kiến thức rộng hơn để có thể hỗ trợ sếp những công việc quan trọng hơn như là thay sếp quản lý điều hành, hoặc đơn giản là có thể độc lập làm việc với các sếp, các phòng ban khác về những việc mang tính quyết định đến business của công ty.
EA thì cũng như các dạng Assistant khác, sẽ tùy công ty có JD khác nhau. Nhưng theo mình để thật sự ở level EA quan trọng và đúng nghĩa thì bạn sẽ cần có kiến thức chuyên môn của mảng công việc mà sếp của bạn đang làm để có thể cố vấn hoặc cùng sếp đi họp hành tiếp khách, giải quyết các vấn đề business.
Nhưng cũng có những công việc EA tầm tầm đơn giản hơn như hỗ trợ sếp sắp xếp công việc, làm power point, chuẩn bị tài liệu…, mà theo mình thì đó chưa thực sự là đỉnh của EA 😀 Vì mình đã từng làm ở vị trí EA tầm tầm như vậy và công ty khá nhỏ nên đó là suy nghĩ cá nhân của mình.
EA thật sự giỏi là dành cho những bạn có khao khát học hỏi để tiến hóa, có đủ tài năng và kinh nghiệm. Có đam mê hỗ trợ làm việc cho sếp.
Nói sâu hơn một chút và lời khuyên từ mình
Nói đúng hơn là tất cả các vị trí Assistant đều chỉ phù hợp với các bạn có đam mê làm theo chỉ đạo của sếp. Vì đã gọi là Trợ Lý thì thường là bạn luôn phải trong tư thế sẵn sàng làm những thứ sếp cần nhờ (vì đó là bổn phận của bạn theo như JD).
Vì vậy đối với nhưng bạn thích làm việc độc lập và chủ động, theo mình thì các bạn sẽ không hợp với công việc này. Công việc này đòi hỏi bạn phụ thuộc vào tính cách, yêu cầu, lịch làm việc của sếp. Nên trước khi dấn thân vào nghề Trợ Lý thì các bạn hãy tự hỏi bản thân xem mình có ổn, có sẵn sàng để được “sai bảo” hay không. Thực sự là vậy, đặc biệt là các Trợ Lý cấp thấp đến trung bình như Admin, PA… (Ví dụ: Cuối tuần đang ngủ sếp nhắn tin bảo đổi vé máy bay gấp ngay lập tức, tối đang đọc sách sếp điện thoại kêu dịch giúp tiếng Việt qua cho chú tài xế taxi, đang đi chơi với bạn trai thì phải liên tục dt kiểm tra anh tài xế đã đón sếp chưa? Hàng ngày lẽo đẽo theo nhắc lịch cho sếp, hoặc cứ phải chầu trực chờ sếp rảnh chỉ để hỏi sếp rằng anh A anh B muốn book lịch họp lúc này sếp có ok không?)
Còn EA là khi đó bạn đã tiến hóa hơn, đôi khi EA giỏi đúng nghĩa không đến từ các bạn làm PA hay Admin, mà lại đến từ các cấp Manager nhiều kinh nghiệm. Vì chỉ có ở level đó bạn mới giúp sếp thật sự giải quyết công việc liên quan đến lợi nhuận và sự thành công của công ty.
Đôi khi bạn có làm PA 5-7 năm cũng chưa chắc làm được EA nếu bạn không hề có kiến thức chuyên môn đủ.
Lâu rồi không viết gì, chỉ là phút ngẫu hứng chia sẻ. Mong các “bé” có thêm nguồn để suy nghĩ và quyết định đúng đắn về hướng đi trong công việc. Tuy nhiên thật sự công việc này đã đem đến cơ hội được làm việc với những người sếp giỏi, cho mình nhiều kỉ niệm vui với những người sếp.
Đây chỉ là ý kiến cá nhân và tùy thuộc vào bản thân mỗi người hợp với gì và thích làm gì. Những điều này đúc kết từ kinh nghiệm xương máu của mình trong 3-4 năm.
Chúc các bạn có sự chọn lựa đúng đắn và thành công!